Digitalisierung

11.09.2023

Was leistet eine Software mit Verordnungsprüfung?

Ein Blick hinter die Kulissen

Bei der Erstellung einer Heilmittelverordnung sind umfangreiche Prüfungen sowie die Einhaltung zeitlicher Vorgaben während der Therapie erforderlich. Eine hochwertige Praxisverwaltungssoftware hat das Ziel, Therapeuten umfassend vor kostspieligen Absetzungen zu schützen, sodass die Krankenversicherungen die Erstattung nicht einbehalten. Was muss eine Software hierfür können?

Die Herausforderung für Softwareentwickler besteht darin, eine ausgewogene Balance zwischen Benutzerfreundlichkeit und den umfangreichen Vorgaben des Heilmittelkatalogs, der Rahmenverträge für Physiotherapie und den Möglichkeiten für Änderungen zu finden.

Erleichterung im Praxisalltag

Das Unternehmen iPrax arbeitet beispielsweise mit dem Clever-Scan, wie Geschäftsführer Sebastian Cordes erläutert. Diese Funktion ermöglicht eine automatisierte grafische Eingabehilfe per iPad, Mac oder iPhone, wodurch Stamm- und Verordnungsdaten mühelos zu erfassen sind. Das vereinfacht es auch, neue Patienten automatisiert digital anzulegen, die Heilmittelverordnungen zu prüfen und entsprechend zu dokumentieren.

Praxisbeispiel

In der Praxis sieht es dann so aus: Ein neuer Patient kommt mit einer Heilmittelverordnung für 6 x Manuelle Therapie in die Therapieeinrichtung. Die neue Heilmittelverordnung wird von der Verwaltungskraft erfasst und die Software berechnet automatisch das Verordnungsbrutto sowie die Zuzahlung.

Die Zuzahlung, welche der gesetzlich versicherte Patient leisten muss, wird von der Software direkt als offener Posten verbucht und bei Zahlung entsprechend quittiert. „Verfügt der Patient über eine Betreuung, so wird der alternative Rechnungsempfänger einfach in unserer Software iPrax hinterlegt. Alternativ wird die hinterlegte Zuzahlungsbefreiung berücksichtigt“, verdeutlicht Geschäftsführer und Unternehmensgründer Dirk Becker.

Kommt derselbe Patient ein halbes Jahr später mit einer zusätzlichen Heilmittelverordnung in die Praxis, so kann die Verwaltungskraft bequem mit einer digitalen Kopie der früheren Verordnung die Anlage der neuen Behandlungsserie in der Software organisieren.

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Mit iPrax können nicht nur gesetzliche Heilmittelverordnungen des Musters 13 der Berufsgruppen Physiotherapie, Ergotherapie, Podologie, Stimm-, Sprech-, Sprach- und. Schlucktherapie, sondern ebenfalls die Verordnungsvorlagen der Berufsgenossenschaften, Zahnärzte, der freien Heilfürsorge und der Bundeswehr sowie Privat- und Selbstzahlerleistungen digital verwaltet werden.

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Ziel: Absetzungen vermeiden

In einigen Ausnahmefällen können Therapeuten trotz fehlerhaft ausgestellter Heilmittelverordnungen eine Behandlung beginnen. Die Verordnung muss aber bis zur Abrechnung unbedingt nachgebessert werden. Allerdings gibt es Kriterien, die einen Behandlungsbeginn ausschließen.

Manche Fehler können im therapeutischen Praxisalltag eigenhändig korrigiert werden, in anderen Fällen ist eine Rücksprache mit den Verordnern nötig. Bei nicht wenigen Änderungen muss die Verordnung vom Arzt korrigiert werden und es bedarf seiner Unterschrift.

Für die nicht erfüllten Anforderungen an die ausgestellte Heilmittelverordnung existieren differenzierte Vorgaben in den Anlagen zu den Rahmenverträgen. Um diese reibungslos auszubessern, unterstützt die Software mit entsprechenden Hinweisen und Korrekturmeldungen.

„Das Team des technischen Supports berücksichtigt immer wieder diese Aspekte. Bei Abrechnungen über das Partnerrechenzentrum rfhm oder die Selbstabrechnung mittels Cash-Direct von iPrax werden im Verwaltungsprozess zahlreiche Pflichtfelder und HMK-Checks überprüft. Es bleibt jedoch stets eine Herausforderung, der wir uns gewissenhaft stellen, Preise und Regelungen möglichst zeitnah erfolgreich in der Software abzubilden“, so Geschäftsführer Cordes aus dem Münchner Softwarehaus.

Die Unterstützung der Software ermöglicht es dem gesamten Praxisteam – bestehend aus Therapeuten, Verwaltungskräften und Inhaber –, sich mehr Zeit für die Behandlung, für die Therapie am Patienten zu nehmen und sich ihren eigentlichen Aufgaben zu widmen. Selbstverständlich eignet sich iPrax auch für den Einsatz in einer kleinen Praxis ohne Verwaltungskraft. Stets werden die Therapeuten effizient bei den Organisationsund Dokumentationsaufgaben entlastet.

Reinhild Karasek

Bilder: iprax

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