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13.11.2025

"Modernes Inkasso funktioniert digital, transparent und serviceorientiert."

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Das Unternehmen KOHL ist seit über 45 Jahren im Forderungsmanagement tätig und betreut bundesweit über 1000 Fitness-Studios. Wir sprachen mit Vertriebsleiter Alexander Kraut über erfolgreiches Forderungsmanagement und warum das Segment auch für Physiotherapiepraxen immer wichtiger wird.

Lieber Alex, Du bist seit vielen Jahren in der Fitnessbranche aktiv. Wie nimmst Du das Image von Forderungsmanagement wahr?

Alexander Kraut: Das Image hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Früher war Inkasso für viele ein unangenehmes Thema, das man möglichst weit wegschieben wollte. Heute verstehen viele Betreiber, dass professionelles Forderungsmanagement einfach zum Unternehmenserfolg dazugehört. Es geht nicht mehr um „böses Inkasso“, sondern um notwendige Liquidität, Transparenz, und Service – und darum, Mitgliedern einen vernünftigen Weg zurück in eine aktive Mitgliedschaft zu bieten.

Bei wie viel Prozent der Mitglieder kommt es zu Zahlungsschwierigkeiten?

Die Zahl ist geringer, als viele denken. Im Durchschnitt geraten etwa drei bis fünf Prozent der Mitglieder in Zahlungsverzug. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten kann das mal auf sieben oder acht Prozent steigen – aber nur ein Bruchteil davon wird tatsächlich zum echten Zahlungsausfall. Mit professionellem Forderungsmanagement liegt die Ausfallquote meist bei unter zwei Prozent.

Gibt es im Premiumbereich häufigere Zahlungsausfälle als im Discountbereich?

Nein, nicht unbedingt häufiger – aber die Dynamik ist unterschiedlich. Im Discountbereich gibt es aufgrund der großen Mitgliederzahlen natürlich mehr Fälle in der Masse, allerdings sind die offenen Beträge meist überschaubarer. Im Premiumsegment ist es umgekehrt: Hier sind die Mitgliedsbeiträge deutlich höher, was bedeutet, dass ein einzelner Zahlungsverzug für den Kunden oft eine größere finanzielle Belastung darstellt. Wenn jemand dort in Rückstand gerät, ist die Summe schwieriger auszugleichen – und das erfordert Fingerspitzengefühl in der Ansprache.

In welchen Bereichen kann es bei einer Physiotherapie zu Zahlungsausfällen kommen?

Vor allem bei Eigenleistungen und Selbstzahlerangeboten – also überall dort, wo kein Kostenträger direkt zahlt. Das betrifft zum Beispiel Wellnessmassagen, Präventionskurse, Personal Training oder Rehasport mit Eigenanteil. Ein weiterer Bereich, den wir verstärkt beobachten, sind sogenannte Ausfallrechnungen – also Termine, die nicht wahrgenommen und nicht rechtzeitig abgesagt wurden. Gerade hier erleben viele Praxen, dass Kundinnen und Kunden diese Kosten nicht ernst nehmen oder schlicht vergessen zu begleichen. In Summe ist das ein Bereich mit hohem Aufwand und emotionalem Konfliktpotenzial, bei dem ein professioneller Umgang besonders wichtig ist.

Siehst Du Parallelen zwischen den Bereichen Fitness und Therapie?

Absolut. Beide Branchen arbeiten mit wiederkehrenden Zahlungen, haben eine enge Kundenbindung und leben von Vertrauen. Gleichzeitig sind die Kundengespräche oft sehr persönlich – da braucht es Fingerspitzengefühl. Genau da muss die Stärke eines Dienstleisters sichtbar werden: Konsequentes Forderungsmanagement mit respektvoller Kommunikation, damit die Beziehung zwischen Anbieter und Kunde erhalten bleibt.

Wie sollte ein modernes Inkasso-Tool aussehen?

Modernes Inkasso funktioniert digital, transparent und serviceorientiert. Wir setzen auf unkomplizierte Datenübergaben, transparente Statusanzeigen und Online-Portale, in denen unsere Partner und auch deren Kunden und Mitglieder alles im Blick haben. Auch der Endkunde profitiert, weil er über moderne Kommunikationskanäle erreicht wird und mit unterschiedlichen Zahlungswegen keinerlei Hindernisse bei der Zahlungsabwicklung aufkommt. So wird Inkasso zu einem digitalen Service, nicht zu einer Hürde.

Welche Vorteile habe ich als Studiobetreiber oder Praxisinhaber, wenn ich den Bereich Forderungsmanagement an die KOHL KG auslagere?

Der größte Vorteil ist ganz klar der Zeitgewinn. Wer schon einmal selbst Zahlungsvereinbarungen überwacht oder Mahnungen geschrieben hat, weiß, wie viel Energie das bindet – gerade im Praxisalltag, wo der Fokus eigentlich auf den Patientinnen und Patienten liegen sollte. Wir übernehmen diese Aufgaben komplett und sorgen dafür, dass offene Forderungen professionell und konsequent bearbeitet werden. Das schafft nicht nur mehr Liquidität, sondern auch Ruhe im Hintergrund, weil man weiß, dass das Thema in guten Händen ist.

Mit fast 20 Jahren Erfahrung in der Fitness- und Gesundheitsbranche verstehen wir die Abläufe, die Menschen und auch die besonderen Anforderungen dieser Branchen. Dieses Vertrauen und die gewachsene Erfahrung sind oft der entscheidende Unterschied – denn am Ende zählt nicht nur, dass man Forderungen einzieht, sondern wie man es tut.

Vielen Dank für das Interview.

Das Interview führte Philipp Hambloch.