Therapie

14.06.2022

Mitarbeiter mit einem Klick begeistern

Im Personalmanagement auf Digitalisierung setzen

Morgens früh aufstehen, der Familie das Frühstück machen, wegräumen, Schulprobleme des Nachwuchses zwischen Müsli und dem letzten Schluck Kaffee klären und die Wäsche noch kurz wegräumen – dafür gibt es bisher keine App! Aber der Start in den Job funktioniert heute mit einem einzigen Klick in der App.

Ab diesem Klick geht es entspannt für Ihre Mitarbeiter zum ersten Hausbesuch. Alles registriert, gespeichert und archiviert. Um das Arbeitszeitkonto brauchen weder Sie noch Ihre Angestellten sich Gedanken machen. Das schlechte Gewissen, die Arbeitszeiterfassung vergessen zu haben, gehört endgültig der Vergangenheit an. Solche Lösungen begeistern alle und sind wichtige Angebote für Ihr Team in Zeiten des Fachkräftemangels.

Warum digitales Personalmanagement

Die digitalen Lösungen im Personalmanagement müssen dabei vor allem einfach, überschaubar und ausbaufähig sein. Ausbaufähig, weil die erfassten Arbeitszeitdaten bis zur Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung automatisiert durchlaufen können, wenn Sie es wollen. Fehlerquoten durch manuelles Erfassen lassen sich dadurch senken.

Ob als Gründer einer neuen Praxis oder als Unternehmer in einer bestehenden Therapieeinrichtung, die Digitalisierung bietet Chancen, die zu Beginn oft mit Arbeit und einem Mehraufwand an Zeit verbunden sein werden. Ob im Rahmen der Telematikinfrastruktur (TI) oder auch das Forum „Digitale Gesundheit 2025“: Alle weisen auf Maßnahmen hin, die im Setting von eGovernment auf Praxisinhaber zukommen. Beispiele sind das digitale Rezept oder die elektronische Patientenakte. Im Personalmanagement lässt sich Digitalisierung dagegen schneller und unabhängig von den Entscheidungsprozessen und Vorgaben „von oben“ eigenständig erobern.

Standardisierung als Basis

Eine effiziente Mitarbeiterführung dient dazu, diese Ressource bestmöglich zu „verwalten“. Zettelwirtschaft, auf Excel basierende Einsatzpläne und handgeschriebene Stundenprotokolle können mit Leichtigkeit digitalisiert werden. „Überall, wo Prozesse bereits standardisiert sind, sind Sie gut vorbereitet für eine Digitalisierung“, so Christof Kurz, Generalbevollmächtigter der eurodata. Sowohl Termin-/Einsatzplanung wie auch Zeiterfassung bieten durch eine ganze Reihe von gesetzlichen Regeln beste Voraussetzungen.

OnlineLösungen sind dabei von überall zugänglich und gestatten dem Praxisinhaber selbst dann einen Überblick, wenn er oder sie gar nicht vor Ort ist. Mit klaren Benutzerrechten ausgestattet kann die Administration auch auf mehrere Schultern verteilt werden, wenn beispielsweise verschiedene Praxisstandorte personell im Blick behalten werden müssen.

Wie funktioniert eine digitale Zeiterfassung mit Personalplanung?

Der Mitarbeiter kann sich in der App auf dem Smartphone zum Arbeitsbeginn und -ende mit einem Klick ein- und wieder ausloggen. Alternativ kann er die App auch in der Praxis am Tablet oder PC aufrufen. Arbeitet das Team in der Regel so, wie es der Einsatzplan vorsieht, besteht die Möglichkeit der passiven Zeiterfassung. Mit der Bestätigung der Plan-Zeit wird diese Ist-Zeit automatisch erfasst.

Die dahinterstehende Dokumentation macht die Zeiterfassung rechtssicher für mögliche Prüfungen. Abwesenheiten – sei es bei Urlaub oder Krankheit – werden ebenso abgebildet wie die Berechnung von Urlaubstagen aus den unterschiedlichsten Beschäftigungsverhältnissen. Wenn Arbeitszeitkonten geführt werden, können diese als Ansicht für die Praxismitarbeiter freigeschaltet werden. Dieser Service ist dem Team genauso willkommen wie die schnelle Beantragung und Genehmigung von Urlaub über einen digitalen Workflow.

Der Einsatzplan lässt sich mit Dragand-drop-Funktion leicht erstellen und zeigt die noch verfügbaren Stunden nach den definierten Beschäftigungsverhältnissen an. Wenn die Planung angepasst werden muss, erfährt der Mitarbeiter dies über seine Smartphone-App. Informationen über Whatsapp-Gruppen oder ähnliche, wenig sichere Kanäle gehören damit der Vergangenheit an. Schließlich gilt es sensible Daten zu schützen.

› Beispiel einer Online-Lösung

Eine Lösung bietet beispielsweise die eurodata AG, die integriert mit edlohn, einer Lohn- und Gehaltsabrechnung der eurodata, genutzt werden kann. Die oben geschilderten Funktionen sind in edtime Plus Personaleinsatzplanung enthalten. Die Online-Zeiterfassung ist vielfach bei Pflegediensten, Arztpraxen und Therapieeinrichtungen im Einsatz. Sie wird im Hochleistungsrechnungszentrum des Unternehmens in Saarbrücken gehostet und bietet in der eigenen Cloud ein Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz. Mehr Information und Testangebot unter www.ed-portal.de oder per E-Mail an marketing@eurodata.de

Uwe Kalin und Christoph Soldanski (ETL ADVISION) in Zusammenarbeit mit Bianca Anthony (eurodata)

KONTAKT

Christoph Soldanski, Betriebswirt (VWA), E-Mail: christoph.soldanski@etl.de

Uwe Kalin, Diplom-Sportwissenschaftler und Sporttherapeut, E-Mail: uwe.kalin@etl.de

Bei ZukunftPraxis handelt es sich um einen Wissens- und Erfahrungstransfer zur Entwicklung und Neuausrichtung von Physiotherapiepraxen.

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