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15.09.2025

Erfolgreich führen, rechtssicher handeln

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Rechtstipps für Arbeitgeber, Teil 1

In der dynamischen und wachsenden Gesundheitsbranche ist ein effektives Personalmanagement unerlässlich für den langfristigen Erfolg einer Praxis bzw. eines Studios. Besonders wichtig ist es, die arbeitsrechtlichen Bestimmungen zu kennen und einzuhalten, um ein harmonisches und rechts - sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen. Julia Ruch beleuchtet in zwei Teilen die wesentlichen arbeitsrechtlichen Aspekte, die Betreiber beim Umgang mit ihren Mitarbeitenden berücksichtigen sollten.

Rekrutierung und Einstellung

Formulieren Sie die Stellenanzeige so, dass sie offen für alle geeigneten Bewerber ist. Konzentrieren Sie sich auf die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten. Fragen nach geschützten Informationen, wie Familienstand oder Schwangerschaft, sind unzulässig. Hingegen sind Fragen nach Krankheiten z.B. Allergien erlaubt, wenn sie mit der Erfüllung der Jobanforderungen zusammenhängen.

Nach Beendigung des Bewerbungsprozesses dürfen Sie die Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern maximal drei Monate aufbewahren. Dann müssen Sie diese vernichten. Es sei denn, Sie haben sich die Einwilligung eingeholt für eine längere Aufbewahrung (z.B. weitere Stellenbesetzung). Ein fundiertes Verständnis dieser Aspekte gewährleistet eine faire und rechtssichere Auswahl neuer Teammitglieder und hilft dabei, Datenschutzverletzungen zu vermeiden.

Arbeitsvertrag

Ein rechtskonformer Arbeitsvertrag legt den Grundstein für eine transparente Arbeitsbeziehung, minimiert das Risiko von Unklarheiten und Konflikten und trägt zur langfristigen Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Eine klare Beschreibung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Arbeitnehmers ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden. Weiter sollte die wöchentliche Arbeitszeit, einschließlich der Verteilung auf Arbeitstage und Pausen, klar definiert sein. Ebenso der Umgang mit Sonntagsarbeit und Überstunden. Sollte das Arbeitsverhältnis zeitlich befristet sein, muss dies unbedingt schriftlich festgehalten werden.

Arbeitszeiterfassung und Überstunden

Nach wie vor ist unklar, wie die Zeiterfassung konkret auszusehen hat und was Arbeitgeber beachten müssen. Fest steht nur, dass die Arbeitszeit erfasst werden muss. Aktuell ist es ausreichend, wenn es ein objektives, verlässliches und zugängliches System gibt, welches die geleistete tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfassen kann. Die Aufzeichnungspflicht umfasst den Beginn, das Ende und die Dauer der gesamten Arbeitszeit sowie die Pausen und Überstunden für den einzelnen Tag. Weitere Vorgaben gibt es nicht. Daher kann für die Zeiterfassung sowohl das Blatt Papier als auch die Excel-Tabelle auf dem Studiorechner oder eine extra Software genutzt werden.

Die Überstunden müssen im Arbeitsvertrag geregelt sein, ansonsten können sich die Mitarbeiter weigern diese zu erbringen. Ebenso kann im Vertrag aber bereits festgelegt sein, dass eine bestimme Anzahl an Überstunden mit dem Gehalt abgegolten ist. Dies sollte 5 h pro Woche bei einer Vollzeitkraft aber nicht überschreiten.

Darf ich Mitarbeiter in den Urlaub schicken?

Wenn während der Ferienzeit weniger Mitglieder zu betreuen sind, brauchen Sie auch weniger Mitarbeiter. Einige nehmen vielleicht gerne in den Ferien Urlaub und arrangieren sich mit der Situation. Hingegen ist „Zwangsurlaub“ nur bei dringenden betrieblichen Belangen zulässig. Weniger Mitglieder oder Störungen im Betriebsablauf, wie z.B. ein Wasserschaden, rechtfertigen allerdings keinen Zwangsurlaub. In solchen Situationen können jedoch Überstunden abgebaut oder auch vorübergehend Teilzeit angeboten werden, um so eine Kündigung zu umgehen.

Darf ich den Lohn bei schlechter Arbeitsleistung kürzen?

Nein, das geht leider nicht. Auch wenn der Mitarbeiter mehr Ärger macht, als dass er den Laden am Laufen hält, hat er Anspruch auf seinen vollen Lohn. Das liegt daran, dass ein Mitarbeiter grundsätzlich nur ein bloßes Tätigwerden, nicht jedoch einen bestimmten Erfolg, schuldet. Anders sieht es jedoch aus, wenn der Mitarbeiter wiederholt verspätet zur Arbeit kommt oder einfach „blau“ macht. Dann gilt der Grundsatz: „Ohne Arbeit keinen Lohn.“, und das Gehalt darf gekürzt bzw. ganz einbehalten werden.

Mitarbeiterbindung durch Benefits

Kleine Geschenke und Aufmerksamkeiten erfreuen nicht nur das Herz, sondern halten auch die Motivation der Mitarbeitenden hoch. Solche Zuwendungen können aber auch nach hinten losgehen, wenn die Mitarbeitenden dafür auch noch Steuern zahlen müssen. Aus steuerrechtlicher Sicht ist ein Geschenk, welches der Mitarbeiter neben seinem Gehalt bekommt, ein sogenannter geldwerter Vorteil. Dabei handelt es sich um eine zusätzliche Einnahme und diese muss prinzipiell versteuert werden. Es gibt jedoch Freigrenzen.

Geschenke und Freigrenzen

Beim Geburtstag handelt es sich um einen persönlichen Anlass, für den es aktuell eine Freigrenze von € 60,00 gibt. Aber Vorsicht, dies gilt nur für Geburtstagsgeschenke, z.B. Weihnachtsgeschenke fallen wieder nicht darunter. Für Geschenke zu anderen Anlässen bleibt nur die € 50,00 Freigrenze für den sogenannten Sachbezug. Hier ist jedoch unbedingt darauf zu achten, dass der Betrag nur einmal im Monat vergeben werden darf. Wer z.B. schon eine Tankkarte für € 50,00 vergibt, kann nicht zusätzlich noch ein Geschenk steuerfrei zuwenden.

Pro Jahr können aber zwei Betriebsveranstaltungen mit je einem Freibetrag von € 110,00 pro Mitarbeitenden veranstaltet werden. In diesen Freibetrag können auch die Geschenke mit einberechnet werden, die dort verteilt werden. Ein Grund zum Feiern. In Teil 2 des Artikels lesen Sie weitere Tipps zu den Themen Konfliktbewältigung und besondere Mitarbeitergruppen.

Autorin

Julia Ruch ist Anwältin für die Fitness- & Gesundheitsbranche und hat sich mit ihrer Kollegin Astrid Bemfert auf die Beratung von Fitnessstudios, Personal Trainern und Physio-Praxen spezialisiert, damit sich diese erfolgreich und rechtssicher am Markt positionieren können. Julia Ruch ist Inhaberin der aktivKANZLEI: www.aktivkanzlei.de