Therapie

07.10.2022

Die Automatisierung der Administration

©

Die Physiotherapie im digitalen Zeitalter, Teil 2: Praxisverwaltung

Wenn es um die Digitale Disruption in der Physiotherapie geht, zählt die Digitalisierung der Praxisverwaltung ohne jeden Zweifel zu den grundlegenden und wichtigsten Bereichen. Das ist deshalb der Fall, weil Verwaltung Zeit bindet und Menschen im schlechtesten Fall von anderen, eigentlich wichtigeren, Aufgaben abhalten kann. Große wie auch kleine Organisationen haben deshalb eigene feste Abläufe etabliert, mit denen Verwaltung sicher erledigt werden soll.

Auch Patientenakten oder die Informationen aus diesen Akten müssen an verschiedenen Stellen genutzt werden. Je nach Entwicklung eines Prozesses werden dann neue Einträge in diesen Dokumenten vorgenommen. Anschließend wandert die Akte wieder an die zentrale Stelle zurück. Die Digitalisierung leitet an dieser Stelle einen einfachen aber enorm bedeutenden Wandel ein. Digitale Informationen lassen sich erstens von verschiedenen Stellen aus abrufen, ohne dass dafür eine Akte oder ein anderes Material unbedingt von einem Ort zum anderen bewegt werden müsste. Doch es gibt noch einen zweiten Vorteil.

Digitale Tools gewinnen Zeit für Sie

Das analoge Papierdokument ist eine Art stilles Dokument. Es muss vom Menschen gesichtet werden. Digitale Tools können dagegen so eingestellt werden, dass sie sich automatisch zu festgelegten Zeitpunkten bei bestimmten Personen oder Stellen ‚melden‘.

Wenn Sie als Physiotherapeut digitale Tools zur Praxisverwaltung einsetzen, beschleunigt und verbessert das den administrativen Prozess an vielen Stellen ganz ohne Ihr Zutun. Wir haben viele solcher Tools getestet und bieten Ihnen eine individuelle, getestete Auswahl an, falls Sie auf solche Automatisierungen zurückgreifen möchten.

Die elektronische Patientenakte

Um es an einem Beispiel deutlich zu machen: Die berühmte "elektronische Patientenakte" verspricht eine Vielzahl von Vorteilen. Die Akte lässt sich sowohl von einem Sekretariat in der Praxis wie auch von einem Physiotherapeuten nutzen, der im ambulanten Dienst Klienten einen Hausbesuch abstattet.

Wenn in die digitale Akte Informationen eingetragen oder neue Termine vereinbart werden, wird der aktuelle Informationsstand digital erneuert. Das bedeutet, dass er auch in der Praxis gleich vorhanden ist, ohne dass Sie selbst die Informationen noch eintragen müssten. Mit der richtigen technischen Anwendung sorgen Sie zugleich für einen Vermerk im eigenen Terminkalender. Falls gewünscht, wird die Anwendung Ihnen zur passenden Zeit kleine Erinnerungsnachrichten verschicken. Die digitale Technik dient Ihnen gewissermaßen als eine Art zusätzlicher mobiler Sekretär.

Moderne Tools für die elektronische Patientenakte wie ePa-Apps oder RPA (Robotic Process Automation, in der nächsten Ausgabe erfahren Sie mehr darüber) erleichtern die Administration auch an einer anderen wichtigen Schnittstelle. Sie bilden ein Verbindungsglied zu den Krankenkassen. Abstimmungsprozesse und Abrechnungsmodalitäten, die hier für die Überweisung und Abrechnung von physiotherapeutischen Diensten notwendig sind, werden hier erheblich erleichtert.

Die gewonnene Zeit können Sie dann für andere Aufgaben nutzen. In jedem Fall lohnt es sich, wenn Sie sich als Physiotherapeut heute mit diesen digitalen Tools vertraut machen und Ihre Mitarbeiter schulen lassen.

Automatisierung der Praxisverwaltung

Umso besser Sie die verschiedenen Funktionen solcher Tools ausschöpfen können, umso mehr Prozesse lassen sich automatisieren. Wenn Sie sich einmal Zeit nehmen und sich mit der Digitalisierung auf diesem Gebiet vertraut machen, werden Sie lange Zeit davon profitieren. Und auch Ihren Klienten machen Sie das Leben leichter.

Manche Anwendungen geben dem Klienten die Möglichkeit, Rezepte oder Überweisungen digital mit ihrem Smartphone einzureichen. Das spart sowohl Ihren Klienten wie auch Ihnen Zeit. Während die Klienten das Dokument einfach fotografieren und einreichen, kümmert sich das System erst um das Ablegen und speist die Dokumente anschließend an der richtigen Stelle ein oder reicht auf Wunsch Informationen an Ärzte oder Krankenkassen weiter.

Monitoring von Arbeitszeiten

Eine weitere wichtige Funktion, die sich mit solchen digitalen Tools verknüpfen lässt, betrifft das Monitoring von Arbeitszeiten und den Arbeitsschutz. Viele Systeme für die elektronische Patientenakte bieten Ihnen auch die Möglichkeit, die Arbeitszeit mit dem Patienten genau zu erheben. Als eine Art digitale Stempelkarte erhebt die Anwendung so Ihre Arbeitszeit.

Da die meisten Physiotherapeuten mehr Spaß an ihrer eigentlichen Arbeit als an den typischen Verwaltungsaufgaben ihrer Zunft haben, können Sie mit solchen Anwendungen also genau dort für Entlastung sorgen, wo es sich auch lohnt.

Bemerkbar macht sich dies auch im Zusammenhang mit Abrechnungen und Versteuerung. Der größte Vorteil der Digitalisierung besteht hier in einer geordneten und systematischen Ablage von Informationen. Sie müssen sich folglich die Informationen nicht erst aus einem mehr oder weniger übersichtlichen System der Ablage von Akten heraussuchen. Das digitale System bietet Ihnen den gewünschten Überblick und legt Ihnen bei richtiger Anwendung auf Verlangen genau die richtigen Informationen vor. Speichern Sie die Informationen im digitalen System ab und Sie werden sich über die Zeit auch eine Menge Platz sparen, der ansonsten für die Ablage von Papierdokumenten benötigt wird.

Sicherheitsrisiken minimieren

Außerdem spielen die EDV-Sicherheit und der Datenschutz eine Rolle. Patientenbezogene Informationen dürfen Sie auf keinen Fall so speichern, dass diese von jedem aus der Praxis oder gar von Dritten eingesehen werden können. Wenn Sie die Vorteile der Automatisierung von Arbeitsprozessen in Ihrer Praxis nutzen möchten, sollten Sie sich deshalb zunächst über moderne digitale Lösungen informieren und sich mit dem Thema Datensicherheit vertraut machen. Unternehmen, die technische Lösungen für den deutschsprachigen Raum entwickelt haben, haben diese gesetzlichen Rahmenbedingungen aber meist ohnehin im Blick. Zudem bieten manche davon gezielte Schulungen zu ihren Anwendungen an. In diesen Schulungen ist auch die digitale Datensicherheit in der modernen Praxisverwaltung der Physiotherapie ein Thema.

Wie die letzten Abschnitte deutlich gemacht haben, bietet die Digitalisierung also ein erhebliches Automatisierungspotenzial in der Administration. Im nächsten Teil der Serie geht es um Digital Branding.

Sanjay Sauldie

Bild: © Shutterstock.com_1897399699_Kaspars Grinvalds